湘檔通〔2017〕62號
湖南省扶貧開發(fā)辦公室
關于聯(lián)合印發(fā)《湖南省精準扶貧檔案管理
實施辦法》的通知
各市州檔案局、扶貧辦，各省直機關事業(yè)單位、省屬企業(yè)、省屬本科院校、中央駐湘有關單位：
為進一步加強我省精準扶貧檔案管理，現(xiàn)將《湖南省精準扶貧檔案管理實施辦法》印發(fā)你們，請認真貫徹執(zhí)行。
湖 南 省 檔 案 局 湖南省扶貧開發(fā)辦公室
2017年12月30日
湖南省精準扶貧檔案管理實施辦法
第一條 為加強精準扶貧檔案管理工作，確保精準扶貧檔案真實、完整、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《湖南省檔案管理條例》，以及國家檔案局、國務院扶貧開發(fā)領導小組辦公室《關于做好精準扶貧檔案工作的意見》、《精準扶貧檔案管理辦法》等有關文件精神，結合我省實際，制定本辦法。
第二條 本辦法適用于湖南省各級檔案行政管理部門、扶貧部門及有扶貧任務的部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、行政村精準扶貧檔案管理工作。
第三條 本辦法所稱精準扶貧檔案是指在精準扶貧工作中形成的，對國家、社會具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等各種形式和載體的歷史記錄。
第四條 縣級及以上扶貧工作部門負責對本行政區(qū)精準扶貧檔案工作的領導，同級檔案行政管理部門履行監(jiān)督指導職責，指導、幫助建立健全精準扶貧檔案工作的規(guī)章制度。
第五條 各級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）負責精準扶貧檔案工作的組織實施，將其與精準扶貧工作同步部署、同步實施、同步檢查、同步驗收。
第六條 各級人民政府應統(tǒng)籌解決精準扶貧檔案工作所需經(jīng)費，確保精準扶貧檔案工作有效開展。
第七條 各級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、行政村應將記錄和反映本地區(qū)、本單位精準扶貧工作的各種門類和載體的應歸檔文件材料收集齊全，任何單位和個人不得據(jù)為己有或擅自銷毀。
第八條 縣級扶貧部門和鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）形成的精準扶貧檔案應分別作為縣級扶貧部門和鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）全宗的組成部分，由該單位集中管理。村級精準扶貧檔案可由行政村自行管理，也可由鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）代為管理。
第九條 各級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）應根據(jù)實際工作需要，設立符合檔案安全保管要求的檔案庫房，配備必要的設施設備，建立信息安全保密防護體系，確保精準扶貧檔案實體安全和信息安全。
第十條 各級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）應配備相應的檔案管理人員，檔案管理人員應經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓，離職前應辦理檔案工作交接手續(xù)。
第十一條 縣級、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）精準扶貧檔案分為綜合類、精準識別類、精準施策類、精準脫貧類等四類，照片、光盤、聲像等特殊載體實行集中統(tǒng)一保管。各行政村應建立貧困戶檔案，一戶一檔。精準扶貧檔案保管期限分為永久和定期，定期分為30年和10年。具體按照《湖南省精準扶貧文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》執(zhí)行。
第十二條 歸檔的精準扶貧文件材料應字跡工整、數(shù)據(jù)準確、圖樣清晰、簽章手續(xù)完備，印制書寫材料、紙張和裝訂材料等符合檔案長期保存要求，聲像文件材料應配有相應的文字說明。
為保證精準扶貧檔案的齊全性、完整性，便于查閱利用，重要的文件資料，不同立檔單位可重復歸檔，當原件只有1份時，原件由上級單位歸檔，下級單位可以用復印件歸檔，標注為復印件，并注明原件存放處。
第十三條 精準扶貧檔案應分門別類按照有關標準規(guī)范進行整理。
文書檔案（綜合類、精準識別類、精準脫貧類、精準施策類中未涉及具體扶貧項目的檔案）按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）進行整理。
扶貧項目檔案（精準施策類中涉及具體扶貧項目的檔案）按照《科學技術檔案案卷構成一般要求》（GB/T 11822-2008）進行整理。
貧困戶檔案（一戶一檔）以戶為單位，實行動態(tài)管理，按照《文書檔案案卷格式》（GB/T 9705-2008）進行整理。貧困戶脫貧摘帽前，可暫不裝訂，可用不銹鋼夾臨時固定，確保文件材料的系統(tǒng)性。
扶貧資金檔案按《會計檔案管理辦法》進行整理。
照片檔案按《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（DA/T 50-2014）》進行整理。
電子檔案按《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894-2002）和《數(shù)字檔案室建設指南》進行整理。
第十四條 各級脫貧驗收評估組在對貧困縣、貧困村、貧困戶進行脫貧驗收時，應同時對其形成的精準扶貧檔案進行驗收，同級檔案行政管理部門應作為驗收組成員單位參與驗收。
第十五條 縣級扶貧部門、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）應按照《湖南省檔案管理條例》有關要求向同級綜合檔案館移交精準扶貧檔案。
第十六條 縣級扶貧部門、檔案行政管理部門應開展精準扶貧檔案開發(fā)利用工作，依法依規(guī)為社會各界提供服務。
第十七條 縣級扶貧部門、檔案行政管理部門應積極推進精準扶貧檔案信息化建設，加強精準扶貧電子文件歸檔和電子檔案管理。
第十八條 在精準扶貧檔案管理中做出顯著成績的單位和個人，經(jīng)縣級及以上人民政府同意，扶貧工作部門可按有關規(guī)定給予表彰、獎勵。
第十九條 對違反檔案管理規(guī)定，造成精準扶貧檔案失真、損毀、泄密、丟失的，依照《中華人民共和國檔案法》、《湖南省檔案管理條例》、《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》等有關規(guī)定查處。
第二十條 本辦法由湖南省檔案局、湖南省扶貧開發(fā)辦公室負責解釋。
第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。
附件1：
湖南省精準扶貧文件材料歸檔范圍和
檔案保管期限表
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縣級 |
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類別 |
歸檔范圍 |
保管 期限 |
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綜合管理類 |
1.本級黨委、政府和扶貧開發(fā)領導小組對扶貧開發(fā)作出決策部署、召開扶貧開發(fā)重要會議形成的決定、意見、方案、會議記錄、紀要、講話以及相關領導關于扶貧開發(fā)的重要指示、批示等文件材料 |
永久 |
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2.本級制定的精準扶貧政策或制度性文件 |
永久 |
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3.上級下發(fā)的有關精準扶貧工作的政策或制度性文件以及有關規(guī)劃 |
30年 |
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4.上級下發(fā)的需要貫徹執(zhí)行的一般性文件 |
10年 |
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5.本縣制定或涉及本縣的扶貧開發(fā)中長期規(guī)劃、專項規(guī)劃、五年滾動脫貧規(guī)劃、年度減貧計劃、財政扶貧資金分配使用計劃等文件材料 |
永久 |
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6.扶貧開發(fā)成效考核評估、脫貧攻堅表彰獎勵、重大涉貧事件處置反饋、資金項目監(jiān)督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料 |
30年 |
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7.扶貧開發(fā)機構成立與調(diào)整、隊伍建設以及落實脫貧攻堅責任制形成的重要文件材料 |
永久 |
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8.在精準扶貧工作中形成的一般性、過程性文件材料以及宣傳、培訓、調(diào)研、交流等文件材料 |
10年 |
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精準識別類 |
1.貧困村、貧困戶識別工作方案文件 |
永久 |
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2.縣級對各鄉(xiāng)鎮(zhèn)貧困村、貧困戶批復文件 |
永久 |
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3.歷次“回頭看”清退人員審核批復文件 |
永久 |
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精準施策類 |
1.貧困戶特色產(chǎn)業(yè)扶持、培訓轉(zhuǎn)移就業(yè)、教育、文化、生態(tài)保護、醫(yī)療衛(wèi)生、社會保障等方面扶貧形成的重要文件材料 |
30年 |
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2.制定的結對幫扶方案、落實結對幫扶單位、幫扶計劃以及公示公告等文件材料。涉及兩個以上(含兩個)鄉(xiāng)鎮(zhèn)或按規(guī)定需縣級保存的易地搬遷、道路建設、水利建設、飲水工程等貧困地區(qū)基礎設施建設形成的重要文件材料，包括項目申請表、可研報告、預算表、資金申撥及批復文件、招投標文件、項目實施廉政責任書、合同、決算材料、報賬請款單、項目審計書、驗收文件、項目移交文件等 |
30年 |
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3.企業(yè)、社會組織、個人等社會扶貧形成的重要文件材料 |
30年 |
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4.財政投入、金融扶持、政策支持、駐村幫扶等形成的重要文件材料 |
30年 |
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精準脫貧類 |
1.貧困縣、村、戶貧困退出機制、方案、規(guī)劃等相關標準程序文件材料 |
永久 |
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2.貧困縣退出申請、市初審、省檢查（核查）公示、省批準公告、國務院扶貧辦評估檢查等形成的文件材料 |
永久 |
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3.預脫貧村退出過程中縣級審核公示、市審批、省備案并公告形成的文件材料 |
30年 |
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4.貧困村退出過程中村申請、鄉(xiāng)鎮(zhèn)監(jiān)測、縣審核審批、書記縣長簽字、市州檢查、縣批準公告形成的文件材料 |
30年 |
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5.貧困戶退出過程中縣批準公告、縣抽查復核、市州評估檢查等形成的文件材料 |
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特殊載體類 |
1.召開會議，上級監(jiān)督、檢查、驗收，項目實施和宣傳等精準扶貧工作中形成的照片和聲像材料 |
30年 |
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2.建檔立卡信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫文件材料、元數(shù)據(jù)及形成的分析報告 |
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鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）級 |
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類別 |
歸檔范圍 |
保管 期限 |
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綜合管理類 |
1.本級黨委、政府和扶貧開發(fā)領導小組關于扶貧開發(fā)形成的方案、規(guī)劃、領導講話、會議記錄、會議紀要等文件材料 |
永久 |
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2.扶貧開發(fā)成效考核評估、脫貧攻堅表彰獎勵、重大涉貧事件處置反饋、資金項目監(jiān)督管理以及督察巡查等形成的重要文件材料 |
30年 |
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3.扶貧開發(fā)機構成立與調(diào)整、隊伍建設以及落實脫貧攻堅責任制形成的重要文件材料 |
30年 |
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4.在精準扶貧工作中形成的一般性、過程性文件材料以及宣傳、培訓、調(diào)研、交流等文件材料 |
10年 |
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精準識別類 |
1.貧困村、貧困戶識別工作方案文件 |
永久 |
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2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)審核貧困村、貧困戶初選名單形成的文件材料 |
永久 |
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3.歷次“回頭看”清退人員初審形成的文件材料 |
30年 |
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精準施策類 |
1.貧困戶特色產(chǎn)業(yè)扶持、培訓轉(zhuǎn)移就業(yè)、教育、文化、生態(tài)保護、醫(yī)療衛(wèi)生、社會保障等方面扶貧形成的重要文件材料 |
30年 |
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2.貧困村駐村幫扶貧困戶結對幫扶方案、幫扶計劃，明確結對幫扶關系和幫扶責任人形成的文件材料。農(nóng)村危舊房改造、人居環(huán)境整治、易地搬遷、道路建設、水利建設、飲水工程等貧困地區(qū)基礎設施建設形成的重要文件材料，包括項目申請表、可研報告、預算表、資金申撥及批復文件、招投標文件、項目實施廉政責任書、合同、決算材料、報賬請款單、項目審計書、驗收文件、項目移交文件等 |
30年 |
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3.企業(yè)、社會組織、個人等社會扶貧形成的重要文件材料 |
30年 |
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4.財政投入、金融扶持、政策支持、駐村幫扶等形成的重要文件材料 |
30年 |
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精準脫貧類 |
1.貧困村、戶貧困退出機制、方案、規(guī)劃等相關標準程序文件材料 |
永久 |
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2.預脫貧村選定、扶持、調(diào)查、公示等形成的文件材料 |
30年 |
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3.預脫貧戶選定、扶持、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）核查公示等形成的文件材料 |
30年 |
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特殊載體類 |
1.召開會議，上級監(jiān)督、檢查、驗收，項目實施和宣傳等精準扶貧工作中形成的照片和聲像材料 |
30年 |
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村級 |
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類別 |
歸檔范圍 |
保管 期限 |
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綜合文件 |
1.本村形成的精準扶貧規(guī)劃、方案、責任狀、報告、總結、統(tǒng)計以及村評議小組成立、調(diào)整文件等 |
永久 |
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2.貧困村建檔立卡過程中形成的貧困村貧困狀況調(diào)查登記文件材料，制定的貧困村結對幫扶方案、落實結對幫扶單位、幫扶計劃以及公示公告等文件材料 |
永久 |
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3.貧困戶規(guī)模分解文件材料 |
永久 |
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4.貧困戶建檔立卡過程中形成的村評議記錄、貧困戶名單及三次公示以及建檔立卡“回頭看”等文件材料 |
30年 |
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5.貧困戶、貧困人口分類統(tǒng)計表、貧困戶脫貧計劃表、貧困戶結對幫扶方案、宣傳手冊等 |
30年 |
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6.預脫貧村退出過程中形成的扶持、調(diào)查、公示等文件材料 |
永久 |
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7.預脫貧戶退出過程中形成的村評議記錄、貧困戶退出名單及三次公示等文件材料 |
永久 |
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附件2：
貧困戶一戶一檔文件材料
歸檔范圍和保管期限表
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歸檔內(nèi)容 |
保管 期限 |
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1. 貧困戶申請書 |
永久 |
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2. 貧困戶審批表（附身份證明材料以及因病、因?qū)W、因災等致貧證明材料） |
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3. 入戶調(diào)查表 |
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4. 結對幫扶及走訪臺賬 |
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5. 貧困戶脫貧計劃及落實情況表 |
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6. 貧困戶信息采集表 |
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7. 家庭成員自然變更調(diào)查表 |
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8. 貧困戶特色產(chǎn)業(yè)扶持、教育、醫(yī)療、社會保障及培訓轉(zhuǎn)移就業(yè)、易地搬遷、危舊房改造等幫扶措施過程中形成的抵押擔保、還款承諾書、扣款委托授權書等文件材料 |
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9. 貧困戶與村、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）和各類組織、金融部門等簽訂的合同、協(xié)議等文件材料 |
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10. 貧困戶退出摸底調(diào)查表 |
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11. 貧困戶脫貧驗收表 |
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12. 貧困戶脫貧復核材料 |
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13. 其他文件材料 |
注：本表列出針對每一戶貧困戶開展精準扶貧工作過程中形成的文件材料參考歸檔范圍，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)根據(jù)精準扶貧工作實際產(chǎn)生的文件材料制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)歸檔范圍。