為了加強(qiáng)醫(yī)院公文管理，嚴(yán)格公文制發(fā)程序，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院公文管理規(guī)范化，提高公文處理工作的效率和公文的質(zhì)量，根據(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，特作如下規(guī)定：

    一、根據(jù)公文的性質(zhì)，確定發(fā)文形式

    (一)凡屬全院性的，需長期執(zhí)行的制度、規(guī)定、辦法及上報(bào)文件，均以紅頭文件形式印發(fā)。

    (二)各職能科室的臨時(shí)性通知、通報(bào)，經(jīng)分管院長同意并簽字后，以科室名義印發(fā)。

    二、常用公文種類

    (一)決議：用于會(huì)議討論通過的重大決策事項(xiàng)。

    (二)決定：用于對重要事項(xiàng)作出決策和部署、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。

    (三)命令(令)：用于公布行政法規(guī)和規(guī)章，宣布施行重大強(qiáng)制性措施、批準(zhǔn)授予和晉升銜級、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員。

    (四)公報(bào)：用于公布重要決定或者重大事項(xiàng)。

    (五)公告：用于向國內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。

    (六)通告：用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。

(七)意見：用于對重要問題提出見解和處理辦法。

    (八)通知：用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)馬位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。

    (九)通報(bào)：用于表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神并告知重要情況。

    (十)報(bào)告：用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、回套上級機(jī)關(guān)的詢問。

    (十一)請示：用于向上級機(jī)關(guān)請求指示和批準(zhǔn)。

    (十二)批復(fù)：用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。

    (十三)議案：用于各級人民政府按照法定程序向同級人民代表大會(huì)或者人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請審議事項(xiàng)。

    (十四)函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問署答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

    (十五)紀(jì)要：用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。

    三、公文格式

    (一)發(fā)文單位：應(yīng)寫全稱或規(guī)范性簡稱。

    (二)發(fā)文字號：包括機(jī)關(guān)簡稱、年份、字號：

    1．黨委發(fā)文：岳縣醫(yī)黨字( )號

    2．行政發(fā)文：岳縣醫(yī)院字( )號

    3．工會(huì)發(fā)文：岳縣醫(yī)工字( )號

    4．團(tuán)委發(fā)文：岳縣醫(yī)團(tuán)字( )號

    (三)公文標(biāo)題：標(biāo)明發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事項(xiàng)、公文種類。

    (四)主送機(jī)關(guān)：位于標(biāo)題之下，正文之前，頂格書寫。

  (五)正文：公文的內(nèi)容。

  (六)成文時(shí)間：以院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，加蓋公章要“騎年蓋月”。

    (七)抄送、抄報(bào)機(jī)關(guān)位于文件下端，制發(fā)機(jī)關(guān)之上。抄報(bào)上級  機(jī)關(guān)的標(biāo)明“抄報(bào)”；抄送平行機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)標(biāo)明“抄送”。

    (八)制發(fā)機(jī)關(guān)、印發(fā)時(shí)間、份數(shù)。

四、文件編碼規(guī)則

1、醫(yī)院文件編碼規(guī)則:文件編碼由英文字母與數(shù)字組成，分為4部分，均以“一”連接，分別代表:文件歸類一文件分發(fā)-文件序號一版本號。例如XZGL -ZD-001-01, 代表:行政管理立件一制度-第  個(gè)文件-第一版。

2、科室文件編碼規(guī)則：文件編碼由英文字母與數(shù)字組成，分為4部分，均以“一”連接，分別代表:科室名稱-文件分類~文件序號版本號。例如XNK -GZSC-001-01,代表:心內(nèi)科-工作手冊-第一冊-第一版。

3、所有經(jīng)過審批通過的文件，由文件編寫部門按照文件編碼規(guī)則進(jìn)行編碼登記。

 五、發(fā)文處理程序

    各部門制發(fā)公文，要嚴(yán)格按照公文制發(fā)程序進(jìn)行。

    (一)擬稿：醫(yī)院行文由職能科室草擬，要求條理清楚、文  字精練、書寫工整、標(biāo)點(diǎn)明確，結(jié)構(gòu)層次數(shù)為“一”、“(一)”、“l(fā)”、“(1)”。文稿必須使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫或打印件。

    (二)核稿：由分管院領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對文稿進(jìn)行審核和修正，以加強(qiáng)對發(fā)文的管理和控制，提高發(fā)文質(zhì)量。

    (三)審核：公文送院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)之前，應(yīng)由辦公室審核。凡不符合要求的文稿，辦公室有權(quán)提出修改、補(bǔ)充意見，或退回?cái)M稿科室。

    (四)簽發(fā)：凡醫(yī)院行政或黨委紅頭文件，必須由院長或黨委書記簽發(fā)或授權(quán)有關(guān)的副職領(lǐng)導(dǎo)批閱并簽字。文稿一經(jīng)簽發(fā)即成定稿。

    (五)繕印與校對：繕印要按公文格式進(jìn)行，分清主次緩急，先印急件。打印出清樣后交擬稿人或核稿人校對。

(六)發(fā)放與歸檔：公文打印完畢后，交有關(guān)科室發(fā)放，并認(rèn)真做好登記。辦公室要及時(shí)收集文箋、原稿與正式文件，按規(guī)定時(shí)間移交檔案室存檔。

                                          2019年3月28日