岳縣民發(fā)〔2022〕39號

岳陽縣民政局

關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)社會救助檔案管理工作的

通   知

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦:

為進(jìn)一步加強(qiáng)社會救助檔案管理，建立健全、規(guī)范檔案管理機(jī)制，根據(jù)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《社會救助暫行辦法》（國務(wù)院令第649號）、《湖南省民政廳關(guān)于印發(fā)〈湖南省最低生活保障審核確認(rèn)辦法〉的通知》（湘民發(fā)〔2021〕34號）、《湖南省民政廳關(guān)于印發(fā)〈湖南省特困人員認(rèn)定辦法〉的通知》（湘民發(fā)〔2021〕35號）等有關(guān)文件精神，現(xiàn)就進(jìn)一步加強(qiáng)我縣社會救助檔案管理工作通知如下：

一、充分認(rèn)識社會救助檔案管理的重要意義

本通知所指社會救助檔案，特指城鄉(xiāng)低保檔案、特困供養(yǎng)檔案、臨時(shí)救助檔案。社會救助檔案是縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（居）三級在城鄉(xiāng)低保、特困供養(yǎng)、臨時(shí)救助的審核審批、日常管理和服務(wù)工作中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同形式和載體的歷史記錄。

社會救助檔案作為國家檔案資源的重要組成部分，是涉及城鄉(xiāng)困難群眾切身利益的重要信息資源，是各項(xiàng)社會救助工作依法審核審批的憑據(jù)和依法管理的真實(shí)記錄。單位和公民個人都有保護(hù)社會救助檔案的義務(wù)，各級民政部門要把社會救助檔案的管理和使用列入社會救助工作范圍，加強(qiáng)社會救助檔案工作的規(guī)范化管理。

二、社會救助檔案管理的原則和目標(biāo)

社會救助檔案管理遵循分級管理、鄉(xiāng)鎮(zhèn)為主的原則。縣民政局負(fù)責(zé)對全縣社會救助檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦具體負(fù)責(zé)社會檔案的整理、歸檔、存檔工作。

要做到社會救助對象全部建檔,日常管理隨時(shí)歸檔；檔案整理統(tǒng)一規(guī)范,檔案保管安全有序,切實(shí)做到一戶一檔、一村（居）一盒、一鄉(xiāng)鎮(zhèn)一室，形成縣、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、村（居）三級檔案管理體系。

三、社會救助檔案的分類管理

（一）紙質(zhì)檔案分為審核審批類和日常管理類

1、審核審批類檔案材料的內(nèi)容包括:

（1）岳陽縣最低生活保障申請審批表；

（2）岳陽縣特困供養(yǎng)人員申請審批表；

（3）岳陽縣城鄉(xiāng)困難群眾臨時(shí)救助申請審批表；

（4）動態(tài)調(diào)整表。

2、日常管理類檔案材料的內(nèi)容:

（1）上級機(jī)關(guān)來文、本級發(fā)文；

（2）城鄉(xiāng)低保對象、特困供養(yǎng)對象、臨時(shí)救助對象花名冊;

（3）城鄉(xiāng)低保、特困供養(yǎng)、臨時(shí)救助資金發(fā)放表；

（4）社會救助入戶調(diào)查記錄；

（5）抽查資料；

（6）公示資料；

（7）業(yè)務(wù)報(bào)表；

（8）會議記錄；

（9）舉報(bào)投訴處理記錄；

（10）來信來訪記錄等。

（二）電子檔案的管理

全縣社會救助統(tǒng)一應(yīng)用湖南省社會救助信息系統(tǒng)業(yè)務(wù)平臺，縣、鄉(xiāng)兩級工作人員應(yīng)當(dāng)妥善保管登錄密碼，嚴(yán)格按照業(yè)務(wù)流程和權(quán)限進(jìn)行操作。

四、社會救助檔案管理的期限

審核審批類檔案以戶為單位進(jìn)行整理，保管期限為該社會救助對象停止救助后不少于３年；特困供養(yǎng)審批檔案保管期限為長期。日常管理類檔案按文書檔案的整理方法整理，保管期限不少于5年。資金撥付檔案保管期為長期。電子檔案保管期限參照國家、省、市有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

五、社會救助檔案工作人員的基本職責(zé)

（一）認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理辦法，不斷提高政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，嚴(yán)格執(zhí)行社會救助檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)、規(guī)章、制度。

（二）負(fù)責(zé)社會救助工作中形成的具有保存和使用價(jià)值的專門檔案材料進(jìn)行收集、整理、鑒定、歸檔。

（三）嚴(yán)守保密紀(jì)律，對社會救助檔案中涉及的個人隱私、工作機(jī)密等重要內(nèi)容，不得隨意公開。

（四）妥善保管各類檔案，做好檔案的“九防”措施，即防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防潮、防高溫、防強(qiáng)光、防有害氣體。

（五）建立健全檔案工作的管理、查閱、登記、銷毀等制度，嚴(yán)格按照制度辦事。

六、工作要求

（一）切實(shí)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)。

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦要切實(shí)加強(qiáng)社會救助檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)一步建立健全領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和工作責(zé)任制，做到責(zé)任到位、措施到位、管理到位。鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦要配備專門的社會救助檔案室，要有社會救助檔案專柜,安排專人管理。歸檔的材料應(yīng)當(dāng)真實(shí)準(zhǔn)確、完整齊全、文字清楚、對象明確、手續(xù)完備、具有保存價(jià)值。需經(jīng)單位審查蓋章或本人簽字的，應(yīng)在蓋章、簽字后方能歸檔。

（二）加快信息化建設(shè)。

各鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦要全面應(yīng)用社會救助信息系統(tǒng)進(jìn)行最低生活保障、特困供養(yǎng)人員、困難群眾臨時(shí)救助的審核審批和動態(tài)調(diào)整，建立電子信息檔案，將紙質(zhì)檔案和電子檔案兩者同步進(jìn)行管理，保持一致。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)民政辦要加強(qiáng)對村（居）的檔案資料收集工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)，凡是資料不齊全、程序不到位、填寫不認(rèn)真和有邏輯錯誤的資料，一律不能入檔。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案整理工作，從當(dāng)年1月1日至12月31日，將檔案按規(guī)定裝訂成冊，于次年的1月底以前整理完畢。然后，做好“一戶一檔、一村一盒”檔案歸檔、存檔工作。

（四）強(qiáng)化考核，建立長效機(jī)制。

根據(jù)困難群眾基本生活救助工作績效評價(jià)辦法，從2022年起，縣民政局將各鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案規(guī)范化管理工作列為民政考核工作內(nèi)容，作為年度綜合考核評先評優(yōu)的一項(xiàng)重要依據(jù)。

岳陽縣民政局       

2022年10月17日